¿Cómo hacer un presupuesto? Guía básica y plantilla ejemplo

por | Jun 17, 2019 | Formación, Herramientas

Ningún viento es favorable para el que no sabe adónde va.

Séneca

Se acerca el momento del año en el que, una vez cerrado el año anterior, y disponiendo de información de la mitad del año en curso, las empresas empiezan el proceso de elaboración de su presupuesto anual, teniendo muy presente los objetivos estratégicos fijados con anterioridad. Pero ¿cómo se hace un presupuesto? En este post detallaremos los pasos esenciales para confeccionar el documento que te debe permitir planificar el futuro de tu empresa.

Introducción ¿qué es el presupuesto?

El documento que recoge el presupuesto no es ni más ni menos que la mejor estimación plasmada en cifras, realizada con una técnica probada, de la evolución de un negocio. Sirve como guía o plan de acción a corto plazo, no solo permitiendo reflejar los objetivos en el año que se planifica, sino también permitiendo su evaluación periódica.

Existen varios tipos de presupuesto y clasificaciones de los mismos, y no es el objetivo de este post detallarlos todos, podéis obtener más información al respecto aquí. Sin embargo, sí es importante mencionar que el proceso será diferente en función del tipo de presupuesto. Teniendo en cuenta la metodología de cálculo podemos confeccionar un presupuesto rígido o estático, o bien flexible o variable; también podemos clasificarlos en función del marco temporal, a corto o largo plazo (este último caso puede ser el de los planes de desarrollo de grandes corporaciones o gobiernos); por último según el ámbito de aplicación en la empresa podemos hablar de presupuesto general, intermedios, operativo y de inversiones.

¿Por qué es necesario disponer un presupuesto en mi empresa?

El principal objetivo de realizar un presupuesto cada año es planificar (traduciendo  en euros) las actividades de la empresa para que esta se encamine hacia los objetivos establecidos por la dirección, y controlar los parámetros económicos que fijemos como claves para redirigir la organización si hace falta.

Este proceso es crítico para realizar los planes de futuro del negocio, por pequeño que sea este. De hecho, la mayoría de PYMEs que no consiguen consolidarse a pesar de que disponen de un buen producto o servicio, es precisamente por la falta de planificación.

Es cierto que el proceso presupuestario puede consumir un buen número de horas, pero si se adapta el procedimiento al tamaño de la empresa, es perfectamente posible agilizar su confección, siendo factible confeccionar, mantener y controlar un presupuesto a un bajo coste.

Proceso para confeccionar el presupuesto anual

Vamos a detallar el proceso para confeccionar tu presupuesto anual, dejando para otro post el control del mismo (importante tener en cuenta que ambas partes del procedimiento son esenciales).

Marco presupuestario

El marco presupuestario tiene dos partes: la primera consiste en definir los principales objetivos (de 5 a 10 máximo) a conseguir en el año, debidamente cuantificados, y la segunda debe incluir una estimación de las variables macroeconómicas externas más significativas que se deban tener en cuenta (por ejemplo, índices de precios al consumo, precios de materias primas críticas, estudios de mercado,…)

Presupuestos intermedios

A partir del trabajo realizado en el punto anterior se confeccionan los presupuestos intermedios, empezando por el de ventas que determinará el resto de las previsiones que se hagan, y es por tanto el más importante. Es fundamental que este documento refleje el máximo de detalle posible (no nos va a servir indicar únicamente un importe mensual estimado, sino que es necesario disponer de esa cantidad desglosada por productos, servicios, mercados, cliente, canal de venta, etc.).

Los siguientes presupuestos a preparar serán, en función de la actividad de la empresa y de su tamaño, los siguientes: gastos comerciales, de producción, y de gastos generales.

Capítulo aparte es el presupuesto de inversiones, ya que este dependerá mucho del marco presupuestario que se defina. Por ejemplo, si en los objetivos estratégicos marcados por la dirección se incluye ampliar la capacidad productiva, se deberán planificar las inversiones necesarias para que ello se pueda acometer sin sorpresas.

Cuenta de resultados preliminar

Con los datos obtenidos estaremos en disposición de confeccionar una cuenta de resultados preliminar, y se podrá tomar ya decisiones acerca de si se deben realizar ajustes en cualquiera de los presupuestos intermedios para que se cumpla el objetivo de resultado para el año.

Obtén aquí una plantilla de presupuesto básico, como ejemplo de estos pasos.

Presupuesto de inversiones

En este presupuesto se deberán detallar no únicamente las inversiones necesarias para mantener la actividad prevista en el plan de ventas, sino también las que se consideren estratégicas para la evolución futura del negocio. De la misma manera, se deben incluir en este apartado el calendario de ejecución de estas inversiones y las mejores estimaciones de vida útil de los nuevos activos que se adquieran.

Previsiones de tesorería

En este documento el enfoque es distinto ya que se tienen en cuenta todas las transacciones que implican entrada o salida de efectivo, aunque no tengan un impacto en el resultado de la empresa. Se deben incluir, por ejemplo, devoluciones de préstamos, pagos de impuestos, u operaciones de capital.

Consolidación de todos los datos

Una vez los datos que se han obtenido pueden considerarse coherentes y en línea con la estrategia de la empresa, se agrupan en un documento único. Es el momento de realizar las últimas correcciones si es necesario. Debido a que ya se ha realizado una iteración previa de la cuenta de resultados, en esta etapa únicamente se realizan los ajustes que la dirección considera como fundamentales para la evolución del negocio. Es el momento de establecer diferentes escenarios si se requiere (realista, pesimista y optimista, por ejemplo).

Confección del balance previsional

Esta etapa es del todo técnica, aunque es necesaria de cara a planificar la situación patrimonial prevista, y poder calcular los ratios financieros que consideraremos como objetivos para el siguiente ejercicio. Se compone de dos fases: en la primera debemos estimar el saldo de las diferentes masas patrimoniales que componen el balance a la fecha de cierre del año en curso, y en la segunda se trata de añadir a los datos anteriores los aumentos y disminuciones generados por los presupuestos intermedios.

Es cierto que a pesar de que la confección del balance previsional es importante, las empresas de tamaño pequeño, o con circunstancias particulares (por ejemplo, que no precisan financiación externa) pueden no invertir tiempo en este paso.

Aprobación y comunicación del resultado

Es importante dar al proceso presupuestario cierto grado de formalismo, por cuanto implica a toda la organización, así que es conveniente realizar una aprobación por parte de la gerencia de la empresa, y una comunicación formal al resto de la organización. Esto suele producir un efecto positivo en la motivación del personal de la empresa, ayudando a transmitir la estrategia de la empresa a los que de forma diaria deben ejecutar las tareas que consigan cumplirla.

Dificultades y riesgos a superar en el proceso presupuestario

Si bien es cierto que este proceso visto en su globalidad puede parecer intrincado y puede hacer que haya empresas que no lo consideren importante, la dificultad del mismo va a depender en gran medida del grado de complejidad del negocio, y por tanto en una PYME es relativamente sencillo confeccionar un documento que ayude a la gerencia a realizar un correcto seguimiento del negocio.

Los principales riesgos de este procedimiento son los siguientes:

  • Falta de planificación estratégica: si no definimos los objetivos a medio plazo para nuestro negocio, difícilmente podremos trasladar a números lo que queremos que pase a corto plazo, y definir las acciones para conseguirlo.
  • Utilizar el presupuesto anual como una rutina o burocracia a cumplimentar y no como una herramienta de gestión continua.
  • No realizar seguimiento de las desviaciones de forma periódica (a ser posible mensual) o hacerlo de forma inadecuada, únicamente a efectos de calcular posibles retribuciones variables del equipo.
  • Proceso excesivamente centralizado, que se hace sin la participación del resto de la organización, que es al fin y al cabo quien deberá ejecutar los planes de acción que se deriven de ese presupuesto.
  • Puede suceder que el presupuesto esté confeccionado de tal manera que sea difícil tanto analizar las desviaciones que se pueden producir, como asignar dichas desviaciones a los responsables correspondientes.

Conclusión

¡Presupuesto, presupuesto, presupuesto! No podemos enfatizar más la necesidad de disponer una cuantificación monetaria de los planes a corto plazo de la empresa. Cada sistema deberá adaptarse a la empresa para que consuma una cantidad razonable de recursos y no se convierta en un documento más que queda olvidado en el cajón de la dirección. Cada empresa deberá aplicar unos principios y metodología concretos que harán que el proceso descrito deba ajustarse a su situación particular.

Si necesitas ayuda en la confección de tu presupuesto, reserva aquí una reunión de 30 minutos GRATIS para aclarar tus dudas al respecto.

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